ビジネスを支える

デジタル化の関門
「契約業務」電子化をフルサポート

テレワークの普及で電子化のボトルネックが顕在化

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに社会的にテレワークの導入が一気に進む中、請求書や契約書などへの押印が、ビジネスプロセスの電子化のボトルネックになっている現状が浮き彫りになりました。
こうした状況を受け、2020年11月には、ハンコが必要とされてきた1万5,000種類以上の行政手続きのうち、99％について押印義務を廃止することが政府から発表されました。そして2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行されました。これまで「国の制度で押印が求められているから」「社内で権限を持っている人がデジタル化に消極的だから」といった理由で進みが遅かった電子化が、今後大きく進展すると見込まれます。

契約業務に関しては、契約時に社長同士が対面して押印したり、契約書を高級紙で作成して大事に扱ったりといったように、対人関係を重視する日本社会らしいやり取りがなされてきました。しかし、紙の契約書では押印や郵送などのアナログな作業が発生するため、業務の効率性は下がってしまいます。厳しい競争の中にある企業にとって業務効率化の遅れ、電子化の遅れは命取りになりかねません。
「プロジェクトでどれだけ収益を上げられるか」「ビジネスをいかに活性化させて成長していくか」といった本業に集中するためにも、契約業務の電子化の重要性が一層高まっているのです。

お客さまの状況に応じた課題解決をサポートする
「契約業務支援サービス」

電子化の重要性とニーズが高まる中、キヤノンマーケティングジャパン（以下、キヤノンMJ）では、電子契約による契約締結はもちろん、「契約内容の検討・合意」「社内承認申請」から「契約書保管・閲覧」までを一元的に支援する「契約業務支援サービス」を提供しています。例えば、社内の押印申請が電子化されていないケースでは、そのためのワークフローを提案。また契約の相手方とのコミュニケーションを効率化したいというニーズをお持ちのお客さまには、契約交渉を安全かつスピーディーに進めるためのシステムを提供できます。キヤノンMJでは2020年12月から電子契約を導入しており、自社利用に基づいた具体的なアドバイスも行っています。システム構築だけでなくコンサルティングにも注力しており、契約業務の全ての工程において、お客さまの状況に応じて課題解決をサポートします。

今年改正電子帳簿保存法が施行されたことで、従来は電子契約を締結した際も契約書を印刷し紙での保管が認められていましたが、施行後は電子的な保管が必須となります。キヤノンMJでは法改正を見据えた運用ルールの見直しもふまえ、電子帳簿保存法に対応し電子契約や紙の契約書などを一元管理できるサービスを提供予定です。また、BPOベンダーとして、これまでに締結した契約書の電子化サービスの提供などもすでに行っています。

さらに今後は、金融取引などで契約の際に本人確認など厳密性を求められるケースへの対応も含めた非対面営業での契約締結のサポートといったものなど、法律改正やお客さまの状況にあわせた幅広いサービスを柔軟に提供していきます。

キヤノンMJが提供する「契約業務支援サービス」

契約交渉から決裁、契約締結、保管までをトータルでサポート。
電子契約での契約締結にはWeb完結型クラウド契約サービス「クラウドサイン」を導入し、「Salesforce」やコミュニケーションプラットフォーム「mitoco」と連携したクラウド型サービスを構築可能なほか、既存システムとの連携も可能。